Hoy quiero acercarte una herramienta que me parece fundamental y reveladora a la hora de aprender a manejar nuestro tiempo. Fue creada por Stephen Covey, gurú de la materia y se llama "Los cuatro cuadrantes o matriz del tiempo", que resultan de cruzar dos variables: la URGENCIA y la IMPORTANCIA de todas las tareas que realizamos. La urgencia está asociada por el tiempo que tenemos para hacerla, y la importancia está dada por las consecuencias que sufriremos por no hacerla.
Esas variables, al cruzarse, dan como resultado estos cuatro cuadrantes: Cuadrante I - Urgente e Importante, Cuadrante II - No Urgente pero Importante, Cuadrante III - Urgente pero No Importante y Cuadrante IV - Ni Importante Ni Urgente.
Covey nos sugiere que nos centremos en el CUADRANTE II, que es el cuadrante de la calidad, ya que las actividades que desarrollamos ahí son fundamentales para ser productivos. Ahí está el tiempo que dedicamos a planificar a largo plazo, a formarnos, a prevenir posibles problemas, a escuchar y establecer buenas relaciones con los demás, a ver cómo podemos mejorar las cosas, al ejercicio físico y la recreación. Este es el cuadrante del liderazgo personal y el desarrollo contínuo. NOSOTROS actuamos sobre él. Nos da poder y felicidad.
Lamentablemente, no es ese el cuadrante en el que pasamos la mayor cantidad de nuestro tiempo, ya que frecuentemente se nos presentan asuntos que reclaman nuestra atención inmediata. Algunas de estas actividades son Importantes, pero si no las planificamos suficientemente o las venimos postergando, pasaron a ser Urgentes y ahí surgen: crisis, reuniones, fechas límite, problemas que tenemos que solucionar urgentemente. Ahí estamos en el CUADRANTE I - Lo Urgente e Importante. Aunque en este cuadrante aplicamos nuestra experiencia, cuanto más obramos en él, más nos domina y menos tiempo de maniobra nos deja. Terminamos agotados y estresados.
También pasamos mucho tiempo en el CUADRANTE III - Lo Urgente pero No Importante, porque creemos que se tratan de actividades del Cuadrante I, pero no, ese es el tiempo de las reuniones de última hora, las llamadas o mensajes inesperados, algo que se rompió, algo que no nos corresponde hacer pero no quedó otra que hacerlo, actividades que sirven para satisfacer las expectativas o prioridades de los demás. Ojo con eso!!
Finalmente, el CUADRANTE IV (Ni Importante Ni Urgente), donde hoy en día, sin damos cuenta cada vez pasamos más tiempo. Este es el cuadrante de la PERDIDA DE TIEMPO hacia donde a veces nos escapamos huyendo de los Cuadrantes I y III. Son tareas entretenidas, pero totalmente improductivas. como pasar horas siguiendo las redes sociales o la tele, los mails de avisos, el chusmerío, hacer cosas que no tengan nada que ver con lo que necesitamos hacer, que no valen ni nos aportan nada.
Entonces, ¿qué hacer para dejar de andar corriendo de un lado para otro, con esa sensación horrible de andar apagando incendios, o de tener que llevarte trabajo a casa, o de comer mientras trabajás? Lo ideal es realizar las tareas porque son importantes, no porque sean urgentes. Esto requiere un poco de voluntad para planificar, pero los resultados redundarán en mayor tranquilidad y mejor calidad de vida, porque si llenás primero tu agenda diaria con tareas que no son importantes o que no te aportan nada, luego no encontrás tiempo para las cosas que realmente sí lo son, ¿me explico? Te invito a copiar el cuadro que acompaña la Columna y completarlo con las actividades que vos estás haciendo en cada cuadrante. Ahí te darás cuenta de cómo podés redistribuir tu tiempo para administrarlo mejor.
¡Siempre por tu bienestar!
Lic. Lucila Barbero de Bermúdez
Coach Ontológico Profesional
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